Cara Melakukan Stock Opname Lebih Efisien dan Mudah – Setelah mengetahui apa itu stock opname dan mengapa kegiatan ini penting bagi sebuah bisnis maka kini saatnya Anda mengetahui bagaimana cara melakukan stock opname yang benar agar hasilnya akurat.
Namun, perlu Anda ketahui bahwa tidak semua stock opname berlaku untuk seluruh jenis bisnis mengingat karakteristik yang berbeda-beda. Hanya saja metode warehouse management yang digunakan turut pula memengaruhi prioritas dalam pencatatan stok barang.
Untuk mempermudah, cara melakukan stock opname akan dibagi menjadi dua tahap, yaitu tahapn persiapan dan tahap pelaksanaan. Mari kita bahas lebih lanjut mengenai cara melakukan stock opname lebih efisien dan mudah. Simak hingga selesai, ya!
Apa yang Harus Disiapkan sebelum Stock Opname?
Pada tahap persiapan biasanya dilakukan jauh-jauh hari, sekitar satu minggu sebelum proses stock opname. Di tahap ini, komunikasi akan lebih banyak dilakukan dengan orang gudang. Berikut beberapa hal yang sebaiknya Anda lakukan :
- Buatlah Jadwal Stock Opname Terlebih Dahulu. Dengan begitu akan ada pegangan atau aturan yang pasti tentang kapan stock opname harus dilakukan dan kapan proses restock dapat dilakukan.
- Persiapkan Alat Penunjang yang Dibutuhkan. Alat-alat yang dimaksud bisa berupa buku catatan, barcode scanner, dan stiker barcode. Anda bisa menginstruksikan bagian gudang untuk menyiapkan alat penunjang tersebut.
- Menginstruksikan Staf Gudang untuk Merapihkan Stok dengan Menatanya Sesuai Kode dan Jenis Barang. Sehingga ketika melakukan stock opname tidak terjadinya kerancuan karena masalah lokasi barang yang tidak beraturan.
- Bentuk dua tim terdiri dari pegawai yang paling kompeten untuk melakukan stock opname. Kedua tim memiliki dua tugas yang berbeda. Tim pertama adalah tim lapangan yang bertugas untuk menghitung manual semua barang yang tersimpan. Sementar atim kedua adalah tim admin yang bertugas mencocokkan hasil penghitungan dan memasukkannya ke dalam data entry.
- Memisahkan barang-barang yang tidak perlu dihitung pada saat stock opname. Barang-barang yang tidak perlu dihitung di antaranya, (1) barang/stok yang masuk selama proses stock opname atau yang masuk setelah tanggal cut off stock opname. (2) Barang yang bersifat titipan dari pihak lain atau yang biasa disebut sebagai konsinyasi. (3) Barang rusak yang sudah tidak bisa diretur sehingga nilainya disepakati untuk dihapus. Barang seperti ini sebaiknya juga disendirikannya penyimpanannya di dalam gudang.
Bagaimana Cara Melakukan Stock Opname yang Benar?
Setelah menyelesaikan tahap persiapan, maka Anda bisa melakukan stock opname. Untuk memudahkan prosesnya, berikut ini beberapa hal yang harus Anda perhatikan dalam melaksanakan stock opname.
- Pisahkan antara barang lama dengan barang yang baru masuk. Fungsinya untuk memudahkan proses penghitungan barang mana saja yang sudah terlalu lama di gudang.
- Cek secara manual barang-barang yang dicatat.
- Catat barang apa saja yang mengalami kerusakan atau kadaluarsa. Barang-barang yang lama mengendap di penyimpanan mungkin akan rusak atau tidak layak dikonsumsi. Maka dari itu, catatlah barang apa saja yang rusak untuk memudahkan proses restock.
- Tandai barang-barang yang sudah dihitung untuk menghindari penghitungan ganda. Pastikan juga untuk tidak lupa menandai barang mana saja yang telah terhitung dan tercatat.
- Setelah proses stock opname selesai, yang perlu dilakukan selanjutnya adalah melakukan pengecekan ulang atas stok yang selisih. Apakah terjadi salah hitung atau memang terjadi selisih atas stok.
Setelah melakukan penghitungan dan pencatatan selesai dan seluruh data match, maka itu artinya tidak ada masalah dan Anda bisa melanjutkannya dengan membuat laporan atau berita acara stock opname. Laporan ini berguna bukan hanya sebagai catatan saja, tetapi juga menentukan langkah selanjutnya yang bisa diambil oleh perusahaan. Jika ditemukannya adanya kekurangan atau kelebihan stok, maka segera usut temuan tersebut supaya perusahaan Anda tidak merugi.
Stock Opname Ribet? Kata Siapa?
Stock opame memang bukanlah tugas yang mudah. Terutama ketika Anda masih menggunakan pencatatan manual dalam melakukan stock opname. Selain membutuhkan waktu yang lebih lama, pencatatan manual juga lebih mudah salah. Karena itu, disarankan untuk mulai menggunakan teknologi digital seperti IPOS sebagai cara melakukan stock opname lebih efisien. Dengan fitur-fitur pada menu persediaan, Anda dengan mudah dapat mengetahui stok barang secara realtime. IPOS juga bisa membantu Anda dalam setting stok minimal sehingga Anda terhindar dari risiko kehabisan stok.
Tidak hanya itu, IPOS juga bisa memberikan Anda data-data yang dibutuhkan seperti laporan stok opname, kartu stok untuk tracking, grafik penjualan secara harian atau bulanan secara lengkap.
Coba gratis IPOS di sini sekarang juga!
Kata kunci : Aplikasi Toko Ritel dan Grosir, Software Toko dan Grosir, Software Toko Lengkap, Software Toko Murah, Software Kasir, Aplikasi Kasir, Software Toko IPOS, IPOS 4, IPOS 5
